Optimierung der Buchhaltung für eine sichere und effiziente Fördermittelabrechnung
Initiative Kinderbetreuung Budenzauber e.V
Unser Kunde
Ausgangssituation
Lösung
Ergebnis
Die „Initiative Kinderbetreuung Budenzauber e.V“ ist eine anerkannte gemeinnützige Einrichtung in München, die sich mit großem Engagement um die frühkindliche Bildung, Betreuung und Förderung von Kindern kümmert. Als freier Träger arbeitet Budenzauber e. V. eng mit der Landeshauptstadt München zusammen und erhält Fördermittel im Rahmen der Münchner Kitaförderung MKF sowie nach dem BayKiBiG.
Mit der Reform der Münchner Förderformel im Jahr 2024 änderten sich die Anforderungen an die Förderabrechnung grundlegend. Kitas mussten ihre Kosten, Einnahmen und Defizite künftig wesentlich detaillierter und prüfungssicher dokumentieren, um die Zuschüsse weiterhin vollständig zu erhalten. Besonders herausfordernd war:
-
die unterjährige Umsetzung während des laufenden Kita-Betriebs
-
die Trennung mehrerer Standorte, damit jeder Standort einen eigenen, prüfungssicheren Verwendungsnachweis erhält
-
die Notwendigkeit, Kostenstellen und Förderlogiken exakt abzubilden
Die bestehende Buchhaltung war dafür nicht ausreichend strukturiert.
Gemeinsam mit Digital Accounting House wurde die Buchhaltung Schritt für Schritt digitalisiert, strukturiert und auf die neuen Förderlogiken ausgerichtet:
1. Digitaler Belegimport
Alle Belege werden heute automatisiert erfasst und direkt dem richtigen Standort zugeordnet. Das reduziert Fehler und schafft Transparenz ab dem ersten Schritt.
2. Neustrukturierung nach SKR 42
Die Buchhaltung wurde auf den Kontenrahmen SKR 42 umgestellt und so aufgebaut, dass sie sowohl den Anforderungen der Gemeinnützigkeit als auch der Münchner Förderformel entspricht.
3. Zwei-Ebenen-Kostenstellenstruktur
-
KOST 1 bildet Sphären und Förderbereiche ab (ideell, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, Vermögensverwaltung).
-
KOST 2 ordnet alle Buchungen eindeutig den Standorten zu.
Damit können Verwendungsnachweise nun direkt aus der Buchhaltung erstellt werden – prüfbar, digital und jederzeit abrufbar.
Durch die Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse und den Aufbau eines förderlogisch strukturierten Systems verfügt Budenzauber e. V. heute über eine moderne, transparente und prüfungssichere Buchhaltung. Die Kitaleitung kann:
-
Fördermittel einfach und nachvollziehbar abrechnen
-
jederzeit einen klaren Überblick über alle Standorte behalten
-
interne Abläufe effizienter gestalten
-
Verwaltungszeit deutlich reduzieren
Diese Erfolgsstory zeigt vielen freien Trägern, wie sie ihre Buchhaltung digital, förderfähig und zukunftssicher aufstellen können.
„Die neuen Anforderungen der Münchner Förderformel stellten uns zunächst vor große Herausforderungen. Gemeinsam mit Digital Accounting House konnten wir unsere Buchhaltung so strukturieren, dass die Förderlogik von MKF und BayKiBiG direkt integriert ist. Heute verfügen wir über ein transparentes System, das uns die Förderabrechnung enorm erleichtert und gleichzeitig Zeit und Aufwand spart.“
Initiative Budenzauber e.V.