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Prozessoptimierung & Digitalisierung

Gemeinnützige Organisationen stehen heute vor vielfältigen Herausforderungen: steigende Verwaltungsaufwände, komplexe Fördermittelanforderungen, dezentrale Teams, E-Rechnungspflichten und begrenzte personelle Ressourcen. Oft fehlt die Zeit, Prozesse zu hinterfragen oder technische Möglichkeiten sinnvoll einzusetzen.

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Damit Digitalisierung gelingt, müssen alle Beteiligten – Hauptamt wie Ehrenamt – fachlich, technisch und organisatorisch abgeholt werden.

Genau hier setzen wir an.


Wir unterstützen Ihre Organisation dabei, Verwaltungs- und Buchhaltungsprozesse zu vereinfachen, zu digitalisieren und langfristig effizient zu gestalten.
Unser Ziel: Mehr Transparenz, weniger Aufwand und ein System, das Ihr Team versteht und eigenständig fortführen kann.

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Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen realistischen, bedarfsorientierten Fahrplan und beziehen alle Verantwortlichen frühzeitig ein – von der Leitung bis zum Ehrenamt.

1. Analyse Ihrer Verwaltungs- und Buchhaltungsprozesse TEST

Wir schaffen Klarheit über Strukturen, Zuständigkeiten und Prozesse – und wo Digitalisierung echten Nutzen bringt.​

  • Analyse des Beleg- und Informationsflusses (Post, E-Mail, Upload, DMS)

  • Prüfung der aktuellen Buchhaltungsorganisation

  • Bewertung der Mitglieder- und Spendenverwaltung

  • Analyse der Rechnungsschreibung (Beiträge, Gebühren, Zuwendungsbestätigungen, Projektabrechnungen)

  • Prüfung des E-Rechnungstands: aktueller Stand, Formate, gesetzliche Anforderungen

  • Analyse der Schnittstellen zwischen Verwaltung, Leitung, Außenstellen und Buchhaltung

  • Bewertung von Strukturen und Verantwortlichkeiten

  • Prüfung vorhandener Verfahrensdokumentationen (GoBD)

Ergebnis:
Ein klarer Überblick über den IST-Zustand und konkrete Ansatzpunkte für zielgerichtete digitale Verbesserungen. 

2. Implementierung digitaler Systeme

Gemeinsam wählen wir die passenden Lösungen aus und implementieren Sie abgestimmt auf Ihre Organisation.

  • Digitale Buchhaltungssysteme

  • Mitglieder- und Spendenverwaltung

  • ggf. Platz- und Kursbuchungstools

  • digitale Freigabe- und Genehmigungsprozesse

  • digitale Dokumentenmanagementsysteme

  • Archivierungstools

  • interne Kommunikations- und Verwaltungsstrukturen

  • digitale Reporting- und Auswertungssysteme

Ergebnis:

Ein stabiles, verständliches System, das zu Ihrer Organisation und Ihren Ressourcen passt.

3. Prozessdigitalisierung & Automatisierung

Wir digitalisieren Arbeitsabläufe so, dass Verwaltung und Buchhaltung spürbar entlastet werden.

  • Digitaler Belegfluss

  • automatisierte Zahlungs- und Mahnprozesse

  • Einführung digitaler Freigabe- und Workflow-Systeme 

  • Nutzung von OCR- und KI-Tools zur automatischen Belegerkennung und Datenerfassung

  • Aufbau digitaler Controlling Gerüste für Fördermittelabrechnungen und Mitgliedsbeiträge.

  • Einrichtung von Schnittstellen zwischen Buchhaltung, Banking, Spenden- und Fördermittelplattformen

  • Synchronisierung von Datenflüssen zwischen Verwaltung, Buchhaltung und Fördermittelgebern

  • Anbindung von Cloud-Diensten, Drittsystemen und Import-/Exportprozessen

  • Aufbau sicherer, automatisierter Datentransfers unter Beachtung von Datenschutz und GoBD

Ziel:
Weniger manuelle Arbeit, weniger Medienbrüche, weniger Fehler – dafür stabile, nachvollziehbare Prozesse.

4. Begleitende Schulungen und  Veränderungs­management

Nur wenn Menschen Prozesse verstehen, akzeptieren und anwenden, entsteht nachhaltiger Erfolg. Wir nehmen Ihr Team mit – verständlich, strukturiert und ohne Überforderung.

  • klare Prozessbeschreibungen

  • einfache Umsetzungsschritte

  • verständliche Schulungen

  • Einbezug von Haupt- und Ehrenamt

  • nachhaltige Etablierung der neuen Abläufe

Berufsrechtlicher Hinweis

Alle Leistungen erfolgen im Rahmen der nach § 6 Nr. 3 und 4 StBerG zulässigen Tätigkeiten.
Steuerliche oder rechtliche Beratung erfolgt ausschließlich in Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen oder Rechtsanwält:innen.

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